10.3 의사소통 통제

10.3 의사소통 통제

전체 프로세스 생애주기에서 의사소통을 감시 및 통제하는 프로세스이다. 모든 의사소통 참여자 사이에서 항상 최적의 정보 흐름을 유지하도록 하는 것이다.

투입물	기법 및 도구	산출물
프로젝트 관리 계획서 프로젝트 의사소통 이슈 기록부 기업 환경 요인(EEF) 조직 프로세스 자산(OPA)	정보관리 시스템 전문가 판단 회의	작업성과 정보 변경요청 프로젝트관리 계획서 갱신 프로젝트 문서 갱신 조직 프로세스 자산 갱신

용어.

• PM의 의사소통
  - PM은 하루의 75~90%를 의사소통에 소요한다.
  - 의사소통 모델은 다음과 같다.
      
     매체(Media)는 메시지를 전달하는 모든 수단이다. 채널, 링크라고 하기도 한다.
• 
• 
  
  
• 의사소통 유형
  - 위치에 따라
          : 내부적 - 프로젝트 팀원간
          : 외부적 - 고객, 공급자, 대중
  
  - 표준규약 준수여부
          : 정형적(Formal) - 보고서, 공문, 회의록, 브리핑
          : 비정형적(Informal) - 이메일, 메모
  
  - 물리적 동석
          : 대면 - 동일한 장소
          : 비대면 - 전화, 가상팀(화상회의)
  
  - 기호에 따라
          : 구문적(Verbal) - 구두, 문자, 대화, 보고서, 이메일
          : 비구문적(Non-verbal) -  정황, 부대정보, 표정, 태도, 억양
  
  
  
• 의사소통 유형 조합
  
  - 정형적/서면 방식 : 이해 상충이 발생하는 복잡한 문제 시, 공문
  - 정형적/구두 방식 : 즉석에서 피드백이 필요할 때, 발표/연설
  - 비정형적/서면 방식 : 단순 정보 제공, 법적효력/증거능력 약함, 이메일, 메모
  - 비정형적/구두 방식 : 허심탄회한 의견 교환, 대화/즉흥토의
  
  
  
• 의사소통의 스킬
  - 적극적인 청취, 사실 확인
  - 수신 확인해 주기 + 명확하게 정리하기 + 이해했음을 확인해 줌
  
  
• 의사소통 과정의 오류와 오해 원인
  - 문화적 배경에서 오는 개인적 차이
  - 화자의 의도와 다른 의미로 받아들이는 '곡해'
  - 방해 요소인 '잡음(Noise)'
  
  
• 프로젝트 정보 구분법
  - 작업성과 데이터(Work Performance Data)
      : 원시 관찰치, Raw Data를 의미
      : 의미없은 데이터의 나열
  
  - 작업성과 정보(Work Performance Information)
      : 작업성과 데이터 분석 결과물
      : 관찰 데이터를 종합 분석한 결과물
  
  - 작업성과 보고서(Work Performance Report)
      : 물리적, 전자적 표현 방식 채용
      : 상태보고서, 메모, 정보노트
      : 일정 형태의 보고서 양식
  

붙임.

PM은 의사소통이 주된 일이다. 거의 하루종일 회의 또는 정보 습득, 작업 확인 피드백 등을 받으니까.. 그렇기 때문에 무엇보다 의사소통 스킬이 좋아야 한다.

각 상황에 맞는 의사소통 방식을 택한다. 공식적 일수록 문서와 정형화 된 포맷을 사용하고, 문제에 대한 솔직한 의견 개진이 필요할 때는 자유스러운 분위기의 대화 형식을 유지하는 게 좋다.

의사소통 시에는 상호간의 정확한 이해가 바탕이 되야 하며, 잡음이 메시지를 왜곡하거나 변질시킬 우려가 있음을 항시 경계해야 한다. 수신자는 메시지의 옳고 그름을 판단하기 전에 메시지 수신하였음을 알리고 송신자는 메시지가 정확히 전달되었는지 확인해야 한다. 메시지에 대한 판단은 그 후 피드백의 형태로 전달되는 것이다.